様々なタイプがあるトランクルームのサービス

急成長企業が直面するオフィススペース不足は、事業拡大の過程で避けて通れない課題です。従業員数の急増や機材の増設が必要な時期に、いきなりオフィスを拡張するのはリスクが伴います。契約期間の縛りや移転コストを考えると、増床前の「つなぎ」としてトランクルームを活用する方法が近年注目されています。ここでは、急成長期の企業がオフィス拡張前に知っておくべきトランクルーム活用術を具体的に解説します。

まず、増床が必要になる典型的なサインを把握しておきましょう。デスク同士の間隔が1mを切っている、廊ルームが倉庫代わりになっている、消防法で定められた避難経路を物品が塞いでいる——こうした状況は即時対応が必要な危険信号です。ある調査では、従業員の作業効率がスペース不足により最大40％低下するというデータもあり、早めの対策が肝心です。トランクルームを一時保管に使う最大のメリットは、オフィス拡張のタイミングを最適化できる点にあります。3か月後の移転を見越して、今すぐに不要物品を移すことで、暫定的にスペースを確保できるのです。

具体的な活用例を見てみましょう。あるITベンチャーでは、新規プロジェクト立ち上げに伴い20名のエンジニアを急遽採用。既存オフィスが手狭になったため、開発用のテスト機材50台をトランクルームに移管しました。その結果、3か月間の猶予期間を得て、適切な規模のオフィスを探す時間を確保できたそうです。この間にOFFICE NOWを活用して郊外の広めの物件を契約し、移転後はトランクルームから機材をスムーズに移設。従業員のストレスを最小限に抑えながら事業拡大を実現しました。

コスト面でのメリットも見逃せません。都心部でオフィスを1坪拡張する場合、月額3万円のコストがかかります。仮に3か月間5坪分のスペースが必要なら、一時的に45万円の費用が発生します。一方、郊外のトランクルームを5坪相当で借りれば月額7.5万円、3か月で22.5万円と半額以下に抑えられます。浮いた22.5万円を人材採用活動に充てれば、成長加速につながる好循環が生まれます。

ただし、効果を最大化するには注意すべきポイントがあります。第一に「預ける物の厳選」です。過去6か月間使用していない物品、デジタル化可能な書類、代替品が容易に調達できる備品を優先的に移管しましょう。あるマーケティング会社では「赤・黄・緑」のタグを使った可視化システムを導入。赤タグ（即時移管）対象をトランクルームに移した結果、オフィススペースを32％拡大できました。

第二に「アクセス頻度の管理」が重要です。月に10回以上アクセスする物品はオフィス近くの施設を、月1回以下なら郊外の低コスト施設を選びます。あるEC企業では、商品サンプルを週3回ペースで取り出す必要があったため、オフィスから徒歩5分のトランクルームを選択。従業員の負担を増やさずに、本社の倉庫スペースを75％削減しました。

第三に「契約期間の柔軟性」を確認しましょう。2か月だけの短期契約が可能か、更新時の料金体系はどうなっているか、違約金の有無などを事前にチェックします。ある製造業では、6か月契約のトランクルームを借りたものの、3か月でオフィス拡張が決まり、残期間の解約に10万円の違約金が発生した失敗例があります。

災害対策としての側面も考慮が必要です。重要書類はオフィスとトランクルームに分散保管し、自然災害時のリスクに備えます。ある保険会社では、契約書類を3か所の施設に分けて保管。関東で地震が発生した際、被害のなかったトランクルームから書類を回収し、業務を2日で再開できた実績があります。

オフィス拡張を検討する際は、専門ポータルサイトを活用した物件探しが効果的です。例えば、オフィス賃貸に特化したOFFICE NOWでは、希望エリアや広さ、賃料帯から最適な物件を比較検討できます。ただしトランクルームの手配は別途必要となるため、保管ニーズと移転スケジュールを統合的に管理することが成功のカギです。

急成長企業にとって、トランクルーム活用は単なる収納術ではなく、戦略的な経営判断です。一時保管を活用することで、無理のないペースでオフィス拡張を進められ、従業員のストレス軽減と生産性向上を両立できます。変化の激しい市場環境において、柔軟なスペース管理は競争優位性を築く重要な要素となるでしょう。